Tips Mengatur Dokumen Yang Diletakkan Pada Filling Cabinet Agar Bisa Tertata Dengan Rapi - Filling Cabinet merupakan sebuah tempat penyimpanan file – file penting yang biasa kita temui di kantor. Kabinet filling ini sangat dibutuhkan bagi pegawai kantor karena dengan adanya kabinet ini, kita bisa menghemat waktu dan tenaga ketika kita ingin mencari dokumen yang kita inginkan. Namun, apa jadinya jika kita salah dan tidak teratur dalam mengorganisasi kabinet filling? Pastinya hal ini akan menyita waktu kita ketika ada dokumen penting yang dibutuhkan segera. Maka, ikuti tips mengatur dan mengorganisasi filling cabinet di bawah ini:
Alat dan bahan yang digunakan:
- lemari besi yang tahan api dengan mekanisme pengunci
- Hanging folders
- label
- dokumen / file yang akan disimpan
- pena
Tahapan yang mesti dilakukan:
1. Pilih sebuah kabinet yang akan Anda jadikan tempat penyimpanan file
Dalam memilih kabinet, sesuaikan dengan luas atau lebar ruangan kantor Anda. Juga, sebaiknya ukuran disesuaikan dengan banyaknya arsip yang akan Anda simpan di sini. Anda juga boleh memilih jenis kabinet yang sesuai dengan tema atau konsep interior ruangan Anda. Yang pasti, pilih kabinet filling yang cukup kuat terutama untuk menyimpan berkas – berkas penting. Pilih dari bahan yang rapat, sehingga tidak memungkinkan adanya air yang merembes masuk. Bisa juga Anda memilih FIlling Cabinet yang tahan terhadap api, sehingga bila kabinet tersebut tidak sengaja terkena api dan terbakar, file – file yang ada di dalamnya masih bisa aman dari ancaman terbakar.
Terakhir, pastikan bahwa kabinet tersebut memiliki mekanisme pengunci, bisa dengan sandi tertentu atau kunci manual. Harapannya, dokumen – dokumen yang ada di dalamnya menjadi lebih aman dan tidak mudah diakses oleh setiap orang.
2. Mulailah mengorganisasi arsip – arsip Anda
Saat mengorganisasi dokumen adalah saat – saat yang membutuhkan ketelitihan dan kerapihan yang tinggi. File – file Anda tersebut mesti disusun berdasarkan subyeknya dengan mencantumkan sebuah kata atau nama yang bisa mewakili satu kumpulan file. Jangan mencoba mengorganisasi file berdasarkan abjad karena ini akan membingungkan kita untuk mengetahui file atau dokumen mana yang benar – benar penting, karena semua dokumen baik dokumen berupa catatan biasa hingga dokumen penting tidak ada pemisah.
Karena dalam satu tahun biasanya akan ada dokumen – dokumen baru, maka sebaiknya dokumen yang sudah disimpan lebih dari satu tahun mesti dikeluarkan dari kabinet filling tersebut dan dikumpulkan dalam satu boks tersendiri serta diberi label berdasarkan tahun dan bulannya.
3. Sisipkan hanging folders
Meskipun sudah dimasukkan dalam kategori tertentu, pastikan setiap arsip memiliki label tersendiri. Nama arsip juga sebaiknya tidak disingkat. Tapi bila kepanjangan, sebaiknya Anda memilih nama atau istilah yang mudah diingat dari file tersebut. Contoh: Asuransi Mobil Allstate, Anda cukup memberi label ‘Allstate’ dan bukan A.M.A. Singkatan seperti ini justru akan membingungkan Anda ketika mencarinya kembali di lain waktu. Dokumen yang berupa kartu garansi, entah garansi alat elektronik, kendaraan, hingga alat tulis kantor, bisa dikategorikan sendiri dalam sebuah grup berlabel ‘Garansi’.
4. Buat folder kegiatan
Folder kegiatan ini berupa file atau dokumen yang dibutuhkan untuk menunjang kegiatan Anda selama seminggu atau sebulan terakhir. Dokumen – dokumen ini biasanya butuh perhatian khusus karena dokumen inilah yang akan banyak digunakan dalam jangka waktu tersebut. Maka, tempatkan dokumen – dokumen ini di laci paling atas dari sebuah filling cabinet agar lebih mudah diakses. Jangan lupa, beri label tiap file yang disesuaikan dengan konten dalam file tersebut, misalnya laporan budget bulanan, invoice, asuransi, klaim, dan catatan lain.
5. Buat folder penyimpanan
Di folder penyimpanan ini, biasanya kita akan menemukan berkas – berkas yang tidak mesti kita akses secara rutin, namun diperlukan sesekali untuk alasan pengecekan atau review atas kinerja kita. Maka, letakkan file tersebut pada laci kedua atau laci bagian dasar pada sebuah filling cabinet. File – file yang bisa disimpan di sini berupa pernyataan dari bank mengenai kartu kredit, rekening listrik, rekening air, dan nota perawatan kendaraan.
6. Buat folder arsip penting
Folder arsip penting ini berupa dokumen penting yang mesti Anda cek dalam jangka waktu tertentu, misal sebulan sekali atau setahun sekali. Sebuah arsip juga bisa berupa catatan atau ringkasan dokumen penting dalam satu periode, entah itu sebulan sekali, 3 bulan sekali, bahkan setahun sekali. Mengigat file yang diletakkan di folder arsip ini biasanya sangat penting, maka usahakan folder arsip diletakkan pada filling cabinet yang berbeda dari dokumen lain. Jenis dokumen yang bisa dimasukkan di sini misalnya laporan kredit, laporan neraca laba rugi dalam setahun, tax returns, employee benefits papers, laporan CSR (Coorporate Social Responsibility) dalam 1 tahun, dll.
Tips dan peringatan:
Usahakan untuk tidak memberi terlalu banyak label pada file – file Anda. Tak hanya untuk memudahkan Anda mencari file yang diinginkan, tapi juga untuk meringkas dan menyeleksi file mana yang perlu dijadikan prioritas.
